Privacyverklaring

Wie zijn wij?

BTW Kwartier is een dienst van JRK Digital Media B.V. Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerkingen in deze verklaring, behalve waar we hieronder zeggen dat we verwerker zijn.

• JRK Digital Media B.V.
• Johan de Wittlaan 7, 2517 JR Den Haag
• KvK 98096591
• info@jrkdm.com

Deze verklaring is er in het Nederlands, Engels en Chinees. Bij verschil tussen de talen gaat de Nederlandse tekst voor.

Twee rollen: verantwoordelijke en verwerker

Wij zijn verantwoordelijk voor de gegevens die we nodig hebben voor de wachtlijst, je account, je abonnement, de beveiliging van de dienst, ons contact met je en een doorverwijzing naar een partner-accountant.

Wij zijn verwerker voor de boekhoudgegevens die je in de app zet om je btw-aangifte te maken: bankafschriften, facturen, antwoorden op vragen en concepten. Daarin staan ook persoonsgegevens, bijvoorbeeld namen van je klanten en leveranciers, of je eigen gegevens als je een eenmanszaak hebt. Voor die gegevens is jouw bedrijf de verantwoordelijke en verwerken wij ze alleen in jouw opdracht, volgens onze verwerkersovereenkomst. Hieronder leggen we ook uit hoe we daarmee omgaan.

Welke gegevens, waarvoor en op welke grond?

Wachtlijst voor de lancering

Meld je je aan voor de wachtlijst voor de lancering, dan bewaren we:

• de naam van je bedrijf, je naam en je e-mailadres;
• als je ze invult: je KvK-nummer en het aantal bedrijven waarvoor je aangifte doet;
• de taal van de website en het moment waarop je toestemming gaf;
• een gecodeerde versie (hash) van je IP-adres, alleen om misbruik van het aanmeldformulier te onderzoeken.

Doel: je laten weten wanneer BTW Kwartier live gaat en contact met je opnemen over de lancering. Grondslag: jouw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Naam, bedrijf en e-mailadres zijn nodig om je aan te melden; KvK-nummer en aantal bedrijven zijn vrijwillig.

Je account

• Je naam, e-mailadres en taal, en je wachtwoord als versleutelde hash.
• Het geheim voor je tweestapsverificatie, versleuteld opgeslagen.
• Log je in met Google, dan ontvangen we van Google je naam, je e-mailadres, of Google dat adres heeft bevestigd en een vaste code van je Google-account. Geen wachtwoord en geen andere gegevens uit je Google-account.
• Je rol en de bedrijven waar je toegang toe hebt.
• Welke versie van de voorwaarden je accepteerde en welke versie van deze verklaring je bij registratie zag.

Doel: je laten inloggen en de juiste toegang geven. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6 lid 1 onder b AVG). Ben je medewerker of boekhouder van een klant, dan is de grondslag ons gerechtvaardigd belang om de overeenkomst met die klant uit te voeren (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Je bedrijf, abonnement en betalingen

• Bedrijfsnaam, KvK-nummer, adres, btw-id en rechtsvorm, en je antwoorden op de toelatingsvragen.
• Je abonnement, onze facturen en de status van je betalingen.
• Voor de betaling: naam en e-mailadres van de betaler en het soort betaalmiddel. Je rekening- of kaartgegevens geef je rechtstreeks aan Stripe; wij slaan die niet op.

Een medewerker van JRK Digital Media vergelijkt je bedrijfsnaam, KvK-nummer, rechtsvorm en adres met het openbare Handelsregister van de KVK. Het resultaat zie je bij je bedrijfsgegevens en staat in je logboek.

Doel: de dienst leveren, factureren en betalingen innen. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst, en voor onze facturen de wettelijke bewaarplicht (artikel 6 lid 1 onder c AVG).

Wij vragen niet om je burgerservicenummer (BSN) of om het omzetbelastingnummer van een eenmanszaak, want daarin zit het BSN. Staat er toch een BSN op een document dat je uploadt, dan maskeren we het automatisch voordat het document door AI wordt gelezen.

Je boekhoudgegevens

Bankafschriften (tegenpartij, omschrijving, bedrag), facturen en bonnen, je antwoorden op vragen, de concepten en je bevestigingen. Rekeningnummers van tegenpartijen slaan we versleuteld op.

We gebruiken deze gegevens alleen om jouw aangifte voor te bereiden en om je administratie aan jou te tonen en te laten exporteren. Hier zijn wij verwerker; de grondslag is die van jouw bedrijf, meestal de wettelijke plicht om aangifte te doen en een administratie te voeren.

AI

We gebruiken AI-modellen om facturen te lezen, betalingen aan facturen te koppelen en vragen voor te stellen, en een tweede model om het concept onafhankelijk te controleren. Bedragen en rubrieken worden nooit door AI berekend, maar door vaste rekenregels.

• We gebruiken AI-modellen van Google (Gemini) via Google Cloud Vertex AI, verwerkt in de EU (Nederland of België, of de EU-regio van Google).
• We sturen alleen wat nodig is; BSN's en volledige rekeningnummers maskeren we eerst.
• De modellen worden niet getraind met jouw gegevens. Van elke AI-aanvraag bewaren wij alleen technische gegevens zoals tijd, model en kosten, niet de inhoud.

We nemen geen besluiten over je die alleen door een computer worden genomen (artikel 22 AVG). Een AI-voorstel wordt pas toegepast als jij of een vaste rekenregel het bevestigt, en jij bevestigt het concept voordat je zelf aangifte doet.

Beveiliging en logboek

• Een logboek van wie wat deed in de app, zoals antwoorden, bevestigingen, exports en wijzigingen.
• Technische logbestanden van de server met IP-adres, tijdstip en opgevraagde pagina, zonder wat je invult.
• Om te veel aanvragen tegen te gaan houden we je IP-adres hooguit een uur in het geheugen.

Doel: de dienst beveiligen, misbruik voorkomen en onderzoeken, en kunnen aantonen wie een concept heeft bevestigd. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en controleerbare dienst (artikel 6 lid 1 onder f AVG).

Doorverwijzing naar een partner-accountant

Past je situatie niet in BTW Kwartier, of wil je hulp, dan kun je vragen om in contact te komen met een accountants- of administratiekantoor waarmee we samenwerken. Alleen met je uitdrukkelijke toestemming geven we dat kantoor:

• de naam van je bedrijf;
• je naam als contactpersoon;
• je e-mailadres;
• je telefoonnummer, als je dat invult;
• je open vragen of een korte toelichting, als je die meegeeft.

Grondslag: jouw toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Je kunt die altijd intrekken via info@jrkdm.com; vanaf dan delen we niets meer. Wat het kantoor al ontving, valt onder de verantwoordelijkheid van het kantoor; je kunt het kantoor vragen dat te verwijderen. Het kantoor is zelf verantwoordelijk voor wat het daarna met je gegevens doet, ook voor het cliëntenonderzoek dat het volgens de Wwft moet doen.

Een beperkt aantal medewerkers van JRK Digital Media ziet je contactgegevens in de lijst met doorverwijzingen. Zij gebruiken die alleen om de doorverwijzing te regelen en op te volgen, bijvoorbeeld om na te gaan of het kantoor contact met je heeft opgenomen. We leggen vast welke toestemmingstekst je zag, wanneer je toestemming gaf en met welk kantoor we je gegevens deelden. Het kantoor betaalt ons een vergoeding voor de doorverwijzing; dat verandert niets aan welke gegevens we delen.

Contact en e-mail

Je berichten aan ons en onze antwoorden: grondslag is de uitvoering van de overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om je vragen te beantwoorden. We sturen e-mails die bij de dienst horen, zoals het bericht dat BTW Kwartier live is, inloglinks, herinneringen aan termijnen, open vragen, beveiligingsmeldingen en facturen. Nieuwsbrieven of reclame sturen we alleen als je daar apart toestemming voor geeft.

Via het contactformulier op de website (een vraag of een demo-aanvraag) ontvangen we je naam, zakelijk e-mailadres, eventueel je bedrijfsnaam en telefoonnummer, je bericht en je voorkeur voor contact, plus een gecodeerde versie (hash) van je IP-adres tegen misbruik. We gebruiken dit alleen om op je aanvraag te reageren; grondslag is ons gerechtvaardigd belang om vragen te beantwoorden, of stappen op jouw verzoek vóór een overeenkomst. De gratis btw-check op de website slaat je antwoorden alleen op in je eigen browser (sessionStorage) en stuurt ze niet naar ons, tenzij je daarna een account aanmaakt.

Voor het versturen van e-mail gebruiken we Resend, Inc. uit de Verenigde Staten. Onze e-mails komen van noreply@btwkwartier.nl; antwoorden gaan naar info@jrkdm.com. Resend krijgt je naam en e-mailadres, de inhoud van de e-mail (zoals inloglinks, meldingen, facturen als pdf en e-mails over een doorverwijzing) en gegevens over de aflevering. We versturen via de EU-regio van Resend in Ierland, maar Resend kan gegevens ook in de Verenigde Staten verwerken, bijvoorbeeld voor ondersteuning en logboeken. Daarvoor gelden het EU-VS-gegevensprivacykader, waarvoor Resend is gecertificeerd, en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Contactformulier: tot 12 maanden na ons laatste contact, eerder als je daarom vraagt.
• Wachtlijst: tot 12 maanden na de lancering van BTW Kwartier, en in elk geval niet langer dan tot 31 dec 2027. Eerder als je daarom vraagt of je toestemming intrekt.
• Zolang je account bestaat: je account-, bedrijfs- en boekhoudgegevens bewaren we zolang je account bestaat. Het bestand van een origineel document of bankafschrift verwijderen we automatisch 7 jaar na het einde van het kwartaal waar het bij hoort; de gegevens die we eruit hebben gehaald, zoals bedragen en leverancier, blijven bewaard zolang je account bestaat.
• Als je account eindigt: na het einde van je abonnement is je account alleen-lezen, en vanaf dan heb je 90 dagen om alles te exporteren. Vraag je in Instellingen om je account te verwijderen, dan stopt je abonnement direct, vervalt al betaalde tijd zonder terugbetaling en begint dezelfde termijn van 90 dagen. Had je nooit een betaald abonnement (alleen de gratis check), dan begint dezelfde termijn na 12 maanden zonder inloggen of activiteit; log je in, dan vervalt dat. Iedereen met toegang tot het account krijgt 14 dagen voordat we verwijderen een e-mail; we verwijderen nooit eerder dan 14 dagen na die e-mail. Staat er nog een betaling open, dan wachten we met verwijderen tot die is afgehandeld.
• Wat we dan verwijderen: al je klantgegevens, waaronder originele documenten en bankafschriften, transacties, aangiften en concepten, vragen en antwoorden, regels, ruwe AI-uitkomsten, supportberichten en onze gegevens over doorverwijzingen. Gebruikers maken we anoniem: naam, e-mailadres en inloggegevens worden verwijderd. Wie ook toegang heeft tot een ander account, houdt zijn login.
• Wat we voor onze eigen wettelijke plichten bewaren: onze facturen aan jou, de vastlegging van je akkoord met de voorwaarden en van je bevestigingen van aangiften, een logboek met alleen verwijzingen (wie, wat en wanneer, zonder inhoud) een verslag dat de verwijdering heeft plaatsgevonden, met alleen data en aantallen, en geanonimiseerde gegevens over vergoedingen van partner-kantoren als onze eigen bedrijfsadministratie, elk 7 jaar. Daarin staan geen documenten of transacties.
• Toestemming en doorverwijzing: zolang de doorverwijzing loopt en daarna 2 jaar als bewijs van je toestemming, maar nooit langer dan je account. De vergoeding van het kantoor administreren we 7 jaar geanonimiseerd, zonder persoonsgegevens van klanten.
• Statistieken van de website (Google Analytics): alleen met je toestemming; 14 maanden, daarna verwijdert Google ze automatisch.
• Technische logbestanden: worden automatisch overschreven, uiterlijk na 30 dagen.
• Back-ups: we maken elke dag een back-up van de database en bewaren die 14 dagen, op onze server en in afgeschermde opslag bij Microsoft Azure in West-Europa. Wat we verwijderen, ook gegevens van de wachtlijst, verdwijnt binnen 35 dagen uit alle back-ups.

Let op: als ondernemer moet je je administratie in de regel 7 jaar bewaren (artikel 52 Algemene wet inzake rijksbelastingen). Die plicht blijft bij jou. Exporteer je administratie daarom voordat je account eindigt.

Met wie delen we je gegevens?

We verkopen je gegevens niet. We delen ze alleen:

• met onze subverwerkers, die ons helpen de dienst te leveren: Microsoft Azure (hosting, database en opslag van documenten in Azure Blob Storage), Google Cloud Vertex AI (AI-modellen) en Resend (e-mail);
• met Stripe, voor de betaling van je abonnement;
• met Google, alleen als je kiest voor ‘Doorgaan met Google’: Google ziet dan dat je bij BTW Kwartier inlogt (daarvoor geldt ook de privacyverklaring van Google);
• met Google, als verwerker voor de statistieken van de website (Google Analytics), alleen als je daar in de cookiemelding toestemming voor geeft;
• met een partner-accountant, alleen als je daar toestemming voor geeft;
• met de Europese Commissie (VIES), alleen het btw-nummer van je klant, om te controleren of het geldig is;
• met instanties, als de wet ons daartoe verplicht.

De volledige en actuele lijst staat op de pagina subverwerkers. Wijzigingen kondigen we vooraf aan.

Je gegevens staan in de Europese Unie: de app, de database, je documenten en de back-ups bij Microsoft Azure in de regio West-Europa (Nederland), de AI-modellen bij Google Cloud in de EU (Nederland of België, of de EU-regio van Google). E-mails versturen we via de EU-regio van Resend (Ierland). Resend en Stripe kunnen gegevens ook buiten de EU verwerken, met name in de Verenigde Staten; daarvoor gelden het EU-VS-gegevensprivacykader en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Dat geldt ook voor Google Analytics op de website, als je daar toestemming voor geeft.

Hoe beveiligen we je gegevens?

• Versleutelde verbindingen en versleutelde opslag.
• Extra versleuteling van gevoelige velden, zoals rekeningnummers en het geheim voor je tweestapsverificatie.
• Tweestapsverificatie voor elke gebruiker.
• Strikte scheiding tussen klanten in de database.
• Toegang voor medewerkers alleen als dat nodig is, vastgelegd in een logboek.
• Een vaste procedure bij datalekken.

Jouw rechten

Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of laten verwijderen. Je kunt ook vragen om minder met je gegevens te doen (beperking) of ze mee te nemen (overdraagbaarheid), en je kunt bezwaar maken tegen verwerking op grond van ons gerechtvaardigd belang. Gaf je toestemming, dan kun je die altijd intrekken. Mail daarvoor naar info@jrkdm.com. We reageren binnen een maand.

Gaat je verzoek over boekhoudgegevens waarvoor wij verwerker zijn, dan sturen we het door naar het bedrijf dat onze klant is en helpen we dat bedrijf het af te handelen.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Cookies

Noodzakelijke cookies. Om in te loggen en de website en app te laten werken gebruiken we een paar functionele cookies en gegevens in je browser, zoals je sessie, je taalkeuze en je keuze in de cookiemelding. Daarvoor is geen toestemming nodig.

Statistieken van de website, alleen met je toestemming. Op de openbare website (niet in de app achter de login) gebruiken we Google Analytics 4 om te zien hoeveel bezoekers welke pagina's bekijken, zodat we de website kunnen verbeteren. Dat gebeurt pas als je in de cookiemelding op ‘Accepteren’ klikt; klik je op ‘Weigeren’, dan laden we niets van Google. Met je toestemming plaatst Google Analytics de cookies _ga en _ga_<id> (tot 14 maanden) en ontvangt Google het adres van de bekeken pagina zonder zoekparameters, gegevens over je browser en apparaat, een willekeurige code voor je browser en je IP-adres, dat Google Analytics gebruikt om je land of regio te bepalen en niet opslaat. Google-signalen en advertentiefuncties staan uit; we delen geen gegevens voor advertenties.

Google Ireland Ltd. verwerkt deze gegevens als onze verwerker. Google kan ze ook in de Verenigde Staten verwerken; daarvoor gelden het EU-VS-gegevensprivacykader, waarvoor Google is gecertificeerd, en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Grondslag: je toestemming (artikel 6 lid 1 onder a AVG). Je kunt je keuze altijd wijzigen of je toestemming intrekken via ‘Cookie-instellingen’ onderaan elke pagina van de website; dan verwijderen we de Analytics-cookies uit je browser.

Wijzigingen

Passen we deze verklaring aan, dan zie je dat aan de datum en de versie bovenaan. Belangrijke wijzigingen melden we vooraf in de app of per e-mail.

Zie ook: Voorwaarden · Subverwerkers.